Штучний інтелект (ШІ) сьогодні трансформує практично всі сфери життя, від бізнесу та економіки до охорони здоров'я, освіти та повсякденного життя. Його вплив постійно зростає, і він відкриває нові можливості для розвитку суспільства. Детально про функції ШІ та його роль в бізнесі дізнайтесь далі в статті.
Штучний інтелект до недавніх пір дуже лякав суспільство, не дивлячись на те, що його розвиток дозволяє покращувати всі галузі діяльності. На початку 2023 року існувала теорія, що ШІ повністю замінить роботу людей і буде виконувати всі необхідні функції. Однак вплив штучного інтелекту визначається тим, як ми його застосовуємо. Сьогодні люди навчилися використовувати штучний інтелект для покращення продуктивності та досягнення кращих результатів.
Значний вплив ШІ можна помітити у різних галузях діяльності, таких як освіта, медицина, виробництво та бізнес. Штучний інтелект допомагає підприємствам не лише скоротити витрати, а й оптимізувати процеси, налагодити комунікацію зі споживачами та зменшувати потенційні ризики шляхом збору різноманітних аналітичних даних.
Своєї популярності ШІ здобув, коли люди усвідомили його можливості. Річ у тому, що це не одна новітня технологія, це комплекс рішень, що швидко знаходять, обробляють та видають інформацію, яка базується на вивченій інформації.
Віртуальні помічники використовуються майже у всіх сферах діяльності. Управління проєктами не стало виключеннями. Варто розуміти, що успішний проєкт завжди містить у собі людей, різноманітні звіти, графіки, стратегії, ризики та комунікацію. Project managers (ПМ) зрозуміли, що співпраця з новітніми технологіями може не лише покращити продуктивність праці, а й звільнити час для більш важливих завдань, автоматизувати постійні процеси, знайти нові рішення покращення стратегії та багато чого іншого. Головне правильно використовувати «розумну розробку». Про методи використання ШІ та його функції в управлінні проєктами ми й поговоримо далі у статті.
Кожен бізнес намагається оптимізувати свої стратегії та знайти рішення, що допоможуть досягти бажаного результату. Керівники проєктів шукають варіанти скорочення часу на повторювані задачі та підвищення продуктивності менеджерів, вивчають способи уникнення людських помилок та як мінімізувати ризики й правильно розподілити ресурси.
З появою та розвитком штучного інтелекту реалізувати все це стало набагато простіше. Повторювані завдання легко автоматизуються за допомогою ШІ й у менеджерів зʼявляється час та можливість зосередитись на більш важливих задачах.
Штучний інтелект прекрасно справляється з творчими завданнями. Він допомагає написати статтю, лист підряднику, згенерувати привабливе зображення для банера чи сайту. Але не варто забувати що за допомогою новітньої технології можна автоматизувати щоденні задачі. Так ШІ чудово впорається з такими дорученнями як:
Штучний інтелект чудово впорається з плануванням задач, розподілу їх по пріоритетності та нагадування про їх виконання. Серед найпоширеніших програм на базі ШІ для виконання цих функцій є Trello. Тут ви можете працювати окремо чи разом з командою, створювати різні дошки та управляти задачами.
Приклад планування задач у додатку Trello
*матеріал взято з сайту https://trello.com/uk/
Ще одним цікавим рішенням для виконання цих задач може стати Motion.
Приклад планування задач у додатку Motion
*матеріал взято з сайту https://www.usemotion.com/
Штучний інтелект чудово справляється з аналізом та обробкою великих обсягів даних, створенням графіків та діаграм, які використовуються у різноманітній звітності. Вам можуть бути корисними Microsoft Power BI та Tableau.
Велика кількість інформації не завжди сприймається і запамʼятовується, а інколи необхідні дані після мітингів просто забуваються. На жаль сервіси Google Meet і Teams не дозволяють перетворювати голос на текст, але існують інші програми на базі ШІ, що легко впораються з цим завданням. Серед таких є Fireflies.
Приклад використання Fifeflies під час мітингів
*матеріал взято з сайту https://dev.ua/
Для того, щоб все спрацювало необхідно приєднати до мітингу ШІ асистента. Він слухає, що говорять учасники, розпізнає хто що сказав і на основі цих даних створює задачі, назначає відповідальних за виконання, встановлює терміни та фіксує основні моменти дзвінка, які можна потім переглянути.
З написанням текстів та аналізом великої кількості інформації чудово впорається ChatGPT, Gemini, Copilot.
Пришвидшити та оптимізувати роботу можна за допомогою багатьох програм та додатків з використанням штучного інтелекту, але не варто забувати, що кожен проєкт складається із людей і живе спілкування — основа успішної угоди.
Штучний інтелект — дуже корисний ресурс для розвитку та удосконалення не лише певного проєкту, а й бізнесу взагалі. За допомогою автоматизованих рішень можна скоротити витрати, мінімізувати ризики та налаштувати всі процеси для підвищення продуктивності й досягнення цілей.
Нові технології та їх інтеграція зі штучним інтелектом повністю трансформують бізнес та коригують методи прийняття рішень. Розвиток прогнозної аналітики на базі ШІ дає змогу аналізувати велику кількість даних та впроваджувати методи оптимізації, що ґрунтуються на отриманих даних. Щоб зрозуміти як це все працює і до чого тут прогнозна аналітика та штучний інтелект, пропонуємо уважно прочитати цю статтю.
Прогнозна аналітика — це математичні розрахунки, які сформовані на основі аналізу історичних даних для прогнозування подій у майбутньому. Тобто спеціальні програми за допомогою штучного інтелекту вивчають всю інформацію про продажі, поведінку клієнтів, регулярність покупок, фактори, що впливали на прийняття рішень за певний період і видають прогноз щодо необхідних витрат, продажів, попиту, рівень цін, необхідної кількості ресурсів та ін. Погодьтесь, це дуже зручно та вигідно для підприємств у сьогоднішніх умовах.
Варто зазначити й роль штучного інтелекту у цьому прогнозуванні, адже завдяки самонавчаним моделям підвищується ефективність прогнозів, виявляються певні закономірності, тестуються різні стратегії й гіпотези. У процесі виконуються мільярди операцій в секунду, і як результат видається найкраще рішення, яке ви можете використовувати у своїх проєктах.
Звісно прогнозна аналітика на базі ШІ може використовуватись і в менших масштабах, але це не виключає її ефективності. Так за допомогою штучного інтелекту можна спрогнозувати найдієвіший заклик до дії, розробляючи маркетингову кампанію, або визначити бюджет на маркетингове просування. Це значно спрощує процес прийняття рішень та значно підвищує продуктивність роботи.
Приклад аналізу та прогнозування даних за допомогою ШІ
*матеріал взято з сайту https://blog.colobridge.net/
Важливим моментом є й те, що прогнозна аналітика чудово справляється з вивченням поведінки користувачів. Не дивлячись на те, що всі люди різні предиктивна аналітика на базі ШІ знаходить схожі патерни поведінки та підбирає найкращі методи взаємодії з різними сегментами споживачів на основі цих даних.
Штучний інтелект вивчає як клієнт поводить себе на сайті, які дії здійснює, як часто відвідує ресурс, скільки йому необхідно часу для прийняття рішення і на основі цих даних надає прогноз щодо:
Серед популярних програм на базі ШІ, що аналізують дані, можна виділити:
Всі можливості, що надає прогнозна аналітика на базі ШІ — унікальні. З їх допомогою підприємства можуть мінімізувати ризики, ефективно розподіляти ресурси, налагодити результативну комунікацію з клієнтами та побудувати лояльне відношення до компанії. Отримані дані значно спрощують роботу менеджерів, підвищують їх ефективність роботи та допомагають прийняти стратегічно важливі рішення, необхідні для досягнення цілей.
Штучний інтелект та програми на його основі допомагають зробити спілкування між клієнтами та всередині компанії більш простим та зрозумілим. З ШІ підвищується ефективність взаємодії між людьми, відповідно покращується продуктивність праці, а менеджери проєктів можуть зосередитись на інших важливих питаннях, які потребують уваги.
Що може штучний інтелект?
ШІ аналізує великі обсяги інформації, пов’язані з комунікаціями. Так, він детально вивчає електронну пошту, чати, дзвінки й на основі отриманих даних може запропонувати найкращий тон для спілкування, частоту і час коли краще зв’язатися з тим чи іншим співробітником.
Штучний інтелект аналізує календар кожного зі співробітників, аналізує задачі, визначає найпріоритетніші й підбирає зручний час для дзвінків та спілкування. Варто зазначити, що штучний інтелект враховує навіть часові пояси та різницю у часі, якщо учасники команди знаходяться у різних країнах. Це дуже зручна функція для мінімізації витрат та для збільшення продуктивності під час управління проєктами.
Штучний інтелект допомагає краще розуміти один одного, навіть якщо ви говорите на різних мовах. Так, наприклад, ви можете додати ШІ асистента до дзвінка команди, попередньо задавши спеціальні параметри, і він зможе розпізнати іноземну мову й інтерпретувати її в текст зразу під час розмови. Таким чином між співробітниками не виникатиме мовного бар'єра, задачі вирішуватимуться швидше, а планування проєкту та його реалізація буде ефективнішою.
Штучний інтелект може аналізувати емоційний стан користувачів. Це корисно для оцінки настрою клієнтів та співробітників у процесі управління проєктом. ШІ дозволяє краще підлаштовувати відповіді або тактику ведення переговорів.
Серед програм з ШІ корисними будуть:
ШІ відкриває нові можливості для продуктивної співпраці як всередині команди, так і поза її межами. Використання штучного інтелекту не лише автоматизує процеси, але й робить їх більш гнучкими та адаптованими під індивідуальні потреби користувачів.
Оскільки штучний інтелект може аналізувати велику кількість інформації в реальному часі, робити прогнози та на основі отриманих даних видавати найкраще рішення, його часто використовують для управління та розподілу ресурсів.
ШІ може аналізувати запаси на складах, моніторити попит, логістику й використання обладнання та стан машин, а також сканувати ринкові умови або дані про споживання енергії в режимі реального часу. Маючи цю інформацію машинні дані надають рекомендації щодо правильного та раціонального розподілу ресурсів для отримання найкращого результату.
Не варто забувати, що штучний інтелект може оцінювати й людський ресурс. Ми вже вияснили, що ШІ легко аналізує завантаженість роботою, моральний стан співробітників та оцінює продуктивність.
Маючи доступ до всіх даних всередині команди, штучний інтелект може значно покращити управління командою та ресурсами, забезпечуючи оптимальний розподіл робочого навантаження, вчасне виконання завдань і запобігаючи виникненню «вузьких місць». Це досягається завдяки кільком ключовим можливостям ШІ:
ШІ аналізує скільки кожен співробітник витрачає часу на реалізацію того чи іншого завдання й оцінює якість роботи на основі отриманих результатів. Серед корисних програм можуть бути: Asana, Slack, Forecast.
Вивчення графіку роботи, поточних проєктів та їх прогрес штучний інтелект ефективно розподіляє наявні задачі між співробітниками, оптимізуючи роботу та уникаючи ситуацій, коли хтось зі співробітників перевантажений задачами або, навпаки, не має достатньо завдань.
«Вузькі місця» або прогалини у роботі з’являються через надмірну завантаженість роботою або неправильне розподілення ресурсів. Такі ситуації гальмують повністю проєкт, або ж призводять до затримок у роботі всього колективу. ШІ здатен аналізувати робочі процеси, ланцюги завдань і при виявленні проблем, пропонувати рішення у вигляді перерозподілу завдань між учасниками команди чи раціонального перерозподілу ресурсів. Корисними будуть програми: AI Insight, ClickUp
ШІ може аналізувати довгострокові тенденції в роботі команди та попиті на ресурси, щоб передбачати моменти, коли може знадобитися додаткова допомога або ресурси (нові співробітники, додаткове обладнання, підрядники). Це допомагає компаніям підготуватися заздалегідь і запобігти нестачі ресурсів, що може затримати проєкт. З перерахованими вище завданнями чудово впорається програма Jira.
Штучний інтелект — важливий інструмент управління проєктами, ресурсами та продуктивністю. З його допомогою легко можна виявити «слабкі місця» і знайти рішення як їх нівелювати для злагодженої та ефективної роботи команди.
Штучний інтелект здатний ефективно аналізувати абсолютно всі сфери діяльності проєкту. Він відстежує продуктивність роботи, витрачений час, результат діяльності, емоційний стан співробітників, завантаженість і може ефективно розподіляти ресурси протягом усього періоду. Звісно, він «контролює» і прогнозує всі можливі ризики завчасно. Маючи достатню кількість інформації ШІ чітко знає, де виникнуть прогалини в роботі й запропонує найефективніші методи вирішення. Програма EffyAI розроблена для ефективного виконання цих завдань.
Він чітко знає всі задачі проєкту і відстежує їх виконання, а також аналізує, які відстали від графіка та порівнює це з початковим планом. Інструменти ШІ можуть виявляти прогалини в досягненнях за ключовими показниками ефективності (KPI) і сповіщати про це менеджерів у реальному часі.
Вивчаючи хід виконання завдань і поведінкові патерни співробітників, ШІ може передбачити можливі затримки до того, як вони стануть критичними. Наприклад, якщо член команди регулярно затримує виконання певних типів завдань, ШІ попереджає менеджера про можливу затримку в майбутньому. Або ж якщо співробітник захворів, ШІ бачить, що певний обʼєм задач не виконується, відсутній прогрес і сповіщає про це менеджера.
Також штучний інтелект — незамінний помічник у розподілі ресурсів. Маючи всі дані про завантаженість складу, наявність певної продукції, бюджету і контролюючи їх використання, ШІ завчасно сповіщає менеджера про можливість виникнення проблем у вигляді нестачі ресурсів, щоб їх попередити. Серед інструментів найму нових членів команди виділяється BazaIT.
Штучний інтелект аналізує всі зовнішні та внутрішні фактори, що можуть бути повʼязані з проєктом. Він досліджує абсолютно всі сфери діяльності й на основі попереднього досвіду виявляє потенційні ризики (якщо бачить кореляцію між минулими й теперішніми проєктами) й сповіщає про це керівника. ШІ має доступ і до даних, які не відносяться до конкретної діяльності. Якщо новітні технології спрогнозували небезпечні події, що можуть вплинути на хід роботи — ШІ обовʼязково попередить про це керівника або менеджера.
Не варто забувати й про те, що штучний інтелект надає рекомендації, що необхідні для поліпшення діяльності та нівелювання ризиків. Це допомагає менеджерам швидко реагувати на потенційні проблеми та приймати обґрунтовані рішення.
Управляти ризиками та відстежувати проблеми в реальному часі допоможуть такі програми на базі ШІ як Jira, AI Insight, Smartsheet.
ШІ дозволяє визначати потенційні ризики проєкту на ранніх етапах, до того, як вони перетворюються на серйозні проблеми та надає дієві рекомендації для їх нівелювання та уникнення.
З розвитком різноманітних соціальних мереж люди почали краще сприймати інформацію візуально. Сухі та нудні цифри вже нікого не дивують, а лише складно сприймаються і можуть не донести важливості інформації. Штучний інтелект допомагає і тут знаходити методи оптимізації за допомогою інформаційних панелей.
Інформаційні панелі Smart Project — інтерактивний інструмент на базі ШІ, що аналізує велику кількість інформації й видає контент у візуальному форматі (графіки, схеми, діаграми). Інформаційні панелі можуть надавати будь-яку інформацію відносно проєкту:
Прогрес проєкту — відображає відсоток виконання завдань та його етапів у форматі діаграми чи прогрес-бара.
Приклад візуального відображення Progress-Bar
*матеріал взято із сайту: https://neilpatel.com/
Відстеження витрат та бюджету — за допомогою графіків чи схем штучний інтелект демонструє запас ресурсів, що були виділені на проєкт та реальні витрати на кожному з етапів. Таким чином можна відстежувати чи вистачає ресурсів, чи необхідно швидко реагувати для досягнення бажаних результатів.
Ризики та попередження — за допомогою візуальних елементів ШІ показує «проблемні місця» проєкту. Це можуть бути затримки термінів виконання завдань або зниження продуктивності команди. Все це можна буде побачити на панелі та моментально відредагувати, відповідно зменшити ризик провалу.
Інтерактивні графіки та діаграми — корисний інструмент, що у візуальному форматі показує як змінились терміни виконання, процес виконання чи продуктивність відповідно до попередніх періодів.
Всі ці графіки, діаграми та схеми демонструють зрозумілі дані управління проєктом. Їх зручно оцінювати та робити швидкі висновки.
Для виконання цього етапу робіт корисними будуть наступні платформи: Monday, Smartsheet.
Інформаційні панелі Smart Project надають повний огляд стану проєкту, забезпечуючи керівників актуальною інформацією для прийняття рішень. Інструменти штучного інтелекту дозволяють прогнозувати ризики, оптимізувати роботу команди та ефективно використовувати ресурси.
Чат-боти на основі штучного інтелекту поповнили список необхідних інструментів для ефективного управління проєктами. З їх допомогою можна автоматизувати безліч завдань, зекономити час та підвищити продуктивність команди. До основних функцій чат-ботів відносять:
Учасники проєкту можуть створювати нові завдання через прості команди в чаті, а не вручну вносити їх в систему. Наприклад, запит «Створити звіт на середу» автоматично створює завдання в календарі та додає всіх необхідних співробітників, хто має відношення до цієї задачі. Чат-боти, маючи відповідний список завдань, автоматично розділяють їх між командою, призначаючи відповідального та встановлюючи терміни виконання.
Оскільки штучний інтелект знає все про проєкт, кожного співробітника, статус виконання завдань та терміни, чат-бот слугує джерелом необхідної інформації для команди. Кожен може у чаті поставити будь-яке питання та отримати швидку відповідь.
Чат-боти можуть надавати інформацію про оновлення в режимі реального часу, оскільки вони мають повний доступ до всіх даних проєкту. Так співробітники знають, чи виконане завдання Х, на якому етапі роботи завдання Y, що Задача 5 не зможе виконатись вчасно, бо завдання 2 у процесі розробки, хоча термін виконання спливає та ін. Ця інформація є дуже важливою для прийняття стратегічно важливих рішень.
Чат-боти можуть інтегруватися з існуючими платформами для управління проєктами (Asana, Trello, Jira), а також з комунікаційними інструментами (Slack, Microsoft Teams), що дозволяє об'єднувати всі завдання і процеси в єдиному робочому просторі.
Чат-боти, що стануть незамінними помічниками в управлінні проєктами:
Чат-боти на основі штучного інтелекту значно підвищують ефективність проєктів, продуктивність роботи, знижують кількість ручної роботи, попереджають про можливі ризики, що можуть виникнути під час роботи та спрощують контроль виконання завдань, забезпечуючи оперативне сповіщення про ключові зміни в проєкті. Насправді всі ці функції займають дуже багато часу і якщо їх виконувати вручну, то може виникнути ще більше проблем, адже людський фактор теж не можна виключати.
Розвиток технологій дозволяє легко інтегрувати чат-боти з різними платформами та працювати з максимальним комфортом, зосереджуючи основні сили на важливих для досягнення цілей завданнях.
Розвиток технологій на базі штучного інтелекту — це неймовірна можливість для керівників та компаній максимально оптимізувати свою діяльність та автоматизувати всі процеси. ШІ допомагає впоратися з багатьма задачами й контролює виконання завдань у реальному часі. З його допомогою можна:
Застосування штучного інтелекту дозволяє проєктним менеджерам і командам працювати ефективніше, фокусуючись на стратегічних завданнях і не витрачати час на рутинні, повторювані задачі.
Сьогодні існує досить багато різноманітних платформ та програм на базу ШІ, що виконують різноманітні задачі. Більшість з них чудово інтегруються в CRM чи програмне забезпечення. Для того, щоб обрати той застосунок, що підійде саме вам, краще завчасно оцінити свої можливості, дослідити досвід схожих компаній та зрозуміти, у чому вам необхідна допомога, щоб підвищити продуктивність роботи, налагодити спілкування всередині команди та спростити більшість задач.
Якщо ви вже якийсь час шукаєте варіанти як оптимізувати роботу команди та досягати бажаних результатів діяльності при менших і раціональних витратах, детально дослідіть питання впровадження програм на базі штучного інтелекту у свою роботу. Впевнені, ви знайдете правильне рішення.
Програми та застосунки на базі штучного інтелекту розвиваються з кожним днем. Постійно з’являються щось нове, існуючі оновлюються і допомагають ефективніше управляти проєктами. Не варто боятися того, що ШІ повністю замінить роботу людини. Навпаки, машинний інтелект удосконалить її, допоможе команді зосередитись на більш важливих задачах, а рутинну роботу автоматизує. Це надасть можливість досягати кращих результатів при менших витратах різноманітних ресурсів.
Функції штучного інтелекту в управлінні проєкту величезні. Інтегруючи ШІ у свою діяльність ви можете або надати йому повний доступ, або ж обмежитись якимись напрямками. Серед основних завдань, що може виконувати штучний інтелект є:
Звісно, штучний інтелект виконує безліч функцій і має неймовірні можливості, але повністю замінити людський ресурс ШІ поки не здатен. Натомість ШІ стане потужним інструментом для автоматизації рутинних завдань, надання глибшого аналізу та підтримки прийняття рішень, залишаючи людям можливість зосередитися на більш стратегічних і творчих аспектах управління.
