Звітність у маркетинговій та рекламній діяльності відіграє ключову роль, адже демонструє ефективність дій, допомагає аналізувати результати й приймати стратегічні рішення для подальшого розвитку. Вона дозволяє зрозуміти, наскільки успішними були зусилля, а також які аспекти потребують корекції. З розвитком соціальних мереж та графічного дизайну навіть такі аналітичні документи, як звіт можуть бути цікавими, привабливими та інформативними.
Як правильно створити звіт, щоб він не загубився серед купи інших документів, продемонстрував ефективність виконаних дій і важливість роботи маркетолога — читайте в нашому блозі.
Якщо ваша діяльність повʼязана з маркетингом та рекламою, ви точно чули, а може навіть і створювали звіти для клієнтів. Звіт — важливий документ, що не лише показує результати діяльності за певний період, а й демонструє вашу цінність як спеціаліста і може бути вирішальним чинником у прийнятті важливих рішень.
Зрозумілий та легкий для сприйняття звіт — можливість побудувати міцні та довірливі відносини між клієнтом та спеціалістом з маркетингу. Але часто створення звітів є складним етапом роботи для маркетологів і фрілансерів, адже він не про креатив, а про цифри. Хоча, якщо детально розібратися, то будь-яка діяльність може бути цікавою і наповнена творчістю на кожному з етапів.
Не дивлячись на те, що звіт — це кількісні показники, ефективна комунікація з клієнтом може виходити за рамки таблиці Google. Регулярна звітність у зрозумілому та цікавому форматі дає можливість клієнту не лише зрозуміти чи ефективні їх інвестиції в маркетинг та рекламу, а й більше розібратися у вашій діяльності, зрозуміти наскільки ваші послуги цінні та необхідні.
Створювати цікаві та креативні звіти — корисна навичка і для маркетолога, і для фрилансера, і для керівника рекламної агенції, і для співробітника маркетингової компанії. У цій статті ми розберемо як розробити привабливий, зрозумілий та інформативний звіт для клієнта, щоб співпраця з вами запамʼяталась надовго.
Кожна людина — унікальна і це дуже важливо для корисного, релевантного звіту. Одні й ті ж шаблони можуть не підійти для різних керівників. Це треба враховувати, готуючи місячний звіт. Проаналізуйте тип свого клієнта, оцініть що для нього важливо, згадайте на що він звертав увагу при попередній комунікації і як реагував на ті чи інші дані. Все це врахуйте у своїй діяльності.
Як персоналізувати звіт?
Протягом переговорів та спілкування з клієнтом, ви мали зрозуміти який tone of voice прийнятний для вашого партнера. Якщо у розмовах переважав діловий стиль, то чіткі, зрозумілі пояснення з цифрами стануть найкращим варіантом. Якщо ж ви помітили, що клієнт не дуже апелює професійними термінами — краще подати інформацію у простому, зрозумілому вигляді, але з точними даними та розгорнутими поясненнями, що вони нам дають.
Розпочинаючи роботу над проєктом, ви гарантовано дізнавались що важливо для клієнта та обговорювали різні маркетингові стратегії, серед яких визначили найдієвішу, адже саме вона допоможе досягнути бажаного результату. Якщо клієнт був зацікавлений у продажах, то не варто у звіт включати кількість нових підписників у Instagram, або як мінімум не робити це головним досягненням роботи за місяць.
Показуйте клієнтам як ви наблизились до стратегічної цілі за допомогою цифр та даних, спираючись на показники з Google Analytics. Це не лише покаже ваш професіоналізм, а й переконає клієнта у важливості й доцільності вашої роботи.
Ефективна звітність клієнтів не обмежується нудним набором цифр у таблиці Google. Поясніть кожен пункт, надайте коментарі щодо варіантів покращення тих чи інших показників, якщо це необхідно, та розкажіть як це вплине на досягнення бажаного результату у найкоротший період.
Для створення ефективної звітності та налагодження міцних партнерських відносин, варто взяти за правило, що кожен індивідуальний клієнт заслуговує на свій «особистий» звіт. І чим швидше підрядник це зрозуміє, тим швидше налагодиться комунікація, а процес створення звітності буде цікавим і не викликатиме складності.
Графічний дизайн набуває все більшої популярності серед всіх сфер життя та діяльності. Підготовка звітності для клієнта не є виключенням. Сухі таблиці з набором певних цифр не викликають емоцій. Таке негативне сприйняття може відобразитися і на загальному враженні про роботу спеціаліста та на результатах, що були отримані.
Зробіть документ не лише інформативним, а й оригінальним. Додайте у звіт банера чи графічні елементи, які краще проінформують про ефективність діяльності за місяць. Покажіть за допомогою графіків та діаграм, як змінилися показники відносно попереднього періоду, і на скільки ті чи інші дії наближають вас і клієнта до досягнення мети.
Приклад візуально привабливого звіту
* матеріал взято з сайту Wezom
Інтрига завжди приваблює. Цікава історія, що супроводжується результатом у вигляді цифр — утримує увагу та заряджає емоціями. За допомогою сторітелінгу навіть сухі статистичні дані можна зробити цікавими та інформативними. Історія дозволяє розкривати контекст та значення цифр й продемонструвати результати у досягненні поставлених цілей.
Data Storytelling допомагає клієнту швидко зрозуміти ключові висновки та прийняти відповідні рішення.
Як ефективно використовувати Data Storytelling у звітності?
Продумайте всю історію від початку і до кінця, опишіть проблему або задачу яку ви вирішуєте, та як отримані дані на них впливають. Потім перейдіть до самих показників. Продемонструйте клієнту як вони допомагають досягти бажаного ефекту та чи змінюються під впливом тих, чи інших дій.
Для того, щоб звіт був зрозумілим, намагайтесь уникати «всіх можливих даних», навіть якщо вони мають значення. Краще зосередитись на головних показниках та на описі як вони допомагають досягти цілей.
Пам’ятайте, що ваш клієнт може недосконало розбиратися у термінах і не розуміти, про що говорить той чи інший показник. Намагайтесь надати чіткі та зрозумілі пояснення даним і чому вони важливі саме в цій ситуації. Надайте варіанти дій, що допоможуть або зберегти показники, або їх покращити.
Емоційне залучення утримує фокус клієнта протягом вивчення звіту і впливає на його враження. Покажіть, як ті чи інші дані можуть вплинути на важливі аспекти, наприклад, на фінансові результати або життя клієнтів. Це створює більшу мотивацію для вживання заходів на основі звіту.
Не залишайте клієнта «сам на сам» з роздумами, адже це може призвести до «неправильних» висновків. В кінці важливо підсумувати всі дії та як вони вплинули на отримані дані, які з них ефективні, а від яких варто відмовитись. Надайте рекомендації щодо наступного звітного періоду для покращення результатів або утримання вже існуючих.
Приклад використання Data Storytelling у звітності
* матеріал взято з сайту Companera
Використання Data Storytelling зробить вашу звітність не лише інформативною і корисною, а й цікавою. Це дозволить клієнту простіше і швидше сприймати та розуміти всю необхідну інформацію та приймати на основі отриманих даних важливі рішення щодо подальших дій та витрат.
Дайте можливість клієнту самостійно взаємодіяти з важливими даними та показниками. Це дозволить краще розібратися у наданій інформації, зрозуміти як впливає той чи інший показник на загальну картину та які дії дозволяють покращити ситуацію і досягти бажаних цілей.
При створенні звітності надайте діаграми й графіки, які можна натиснути й отримати додаткову інформацію про сегмент аудиторії, кількість продажів та їх зміну відносно різних звітних періодів.
Звісно такий варіант звіту передбачає значні маркетингові зусилля, але результат того вартий. Витрачений час допоможе клієнту краще зрозуміти ситуацію, оцінити всі ризики та вплив тих чи інших факторів на маркетингову діяльність.
Інтерактивні елементи — цінний інструмент звітності клієнтів, що робить статистичні дані цікавими, привабливими, а головне зрозумілими.
Намагайтесь надавати лише чітку необхідну для прийняття рішень інформацію без зайвої «води». Переглянувши звіт, клієнт має чітко розуміти:
В ідеалі всі показники мають бути поясненими й обґрунтованими зі сторони спеціаліста, та простими й зрозумілими для клієнта. Аналітика та звітність допоможе відстежувати тенденцію розвитку діяльності та при необхідності коригувати стратегії, оптимізувати їх, або розробляти нові.
Створюючи звіти, не забувайте про брендинг та про його особливу роль у розвитку та ідентичності бізнесу. Використання фірмових елементів не тільки продемонструє вашу професійність, а й допоможе закріпити впізнаваність компанії серед її співробітників.
Основні елементи брендингу, які можна використовувати у звітності:
Розміщення логотипа компанії у заголовках, на титульних сторінках і в нижніх колонтитулах створює чітку ідентифікацію документа з брендом.
Використання корпоративних кольорів для заголовків, шрифтів, графіків та інших візуальних елементів підсилює асоціацію зі стилем компанії.
Використання затверджених корпоративних шрифтів у тексті звітів необхідне для збереження єдності візуальної стилістики.
Фірмові графічні елементи, такі як патерн, фон та єдиний формат для візуалізації даних допомагає створювати узгодженість між звітами та підсилює впізнаваність бренду.
Якщо ж компанія клієнта не має розробленого фірмового стилю, ви можете створити його самостійно за допомогою онлайн конструктора BannerBoo. Сервіс надає безліч корисних шаблонів і елементів, які можна використовувати у своїй діяльності.
Брендинг — важливий елемент для впізнаваності компанії та його ідентифікації серед конкурентів. Використання фірмової айдентики у звітності демонструє професіоналізм, вибудовує довіру між партнерами та формує лояльність до брендів.
Приклад використання фірмових кольорів у звітності
* матеріал взято з сайту Gulakpro
Реальні історії та відгуки клієнтів — це потужний спосіб продемонструвати результати діяльності вашої компанії, підвищити довіру та підкреслити ефективність ваших рішень. Ці елементи не лише роблять звіт цікавішим для читання та сприйняття, але й додають людського фактора, що дозволяє краще зрозуміти ваші послуги, їх значення та вплив на досягнення цілей клієнта.
Як раціонально використовувати відгуки та історії клієнтів у звітності?
Відгуки клієнтів та реальні історії роблять звіт «живим», цікавим та зрозумілим для клієнта. Вони перетворюють звичайний документ на захопливий інструмент, який демонструє цінне розуміння вашої діяльності як спеціаліста та допомагає знайти інсайт, що може призвести до неочікуваних рішень у досягненні бажаної мети.
Регулярні звіти клієнтів мають бути стислими й не займати багато часу для вивчення. Здатність передати необхідну інформацію коротко і без складної термінології — гарантія ефективної комунікації між клієнтом та виконавцем. Лаконічні звіти допомагають передати основну суть, зосередити увагу на найважливіших моментах, полегшити сприйняття й підвищити довіру. Ви можете говорити з клієнтами «однією мовою» та спільно рухатися у напрямку поставлених цілей.
Як досягти лаконічності у звітах?
Лаконічність допоможе створити ефективний, а головне зрозумілий звіт, за допомогою якого ви зможете донести всю необхідну інформацію, продемонструвати важливість вашої діяльності та зосередити увагу клієнта на визначних моментах для досягнення бажаних результатів.
З розвитком соціальних мереж і графічного дизайну клієнти почали краще сприймати інформацію візуально. Маркетинг не виключення. Щомісячна звітність потребує зовсім інших, креативних, підходів, адже сухі та нудні таблиці Google вже нікого не вражають.
Візуальна привабливість, інтерактивність, лаконічність — ось, що потрібно зараз клієнтам для економії часу та ефективного відстеження маркетингових активностей та рекламних бюджетів.
Керівники та співробітники компанії легше сприймають гарно оформлені та привабливі документи. Кожному спеціалісту варто розуміти, що бізнес може втратити або пропустити найціннішу інформацію, якщо вона представлена у складному та незрозумілому форматі. Саме тому до процесу створення звіту варто підійти відповідально. Розробіть історію довкола цифр, заінтригуйте клієнта, залучіть його у процес та покажіть як отримані показники допомагають досягати поставлених цілей.
Привабливість звітів не лише робить їх ефективними, а й демонструє ваш професіоналізм, налагоджує відкриту та щиру комунікацію з клієнтом, де ви разом шукаєте варіанти оптимізації стратегії та з кожним звітним періодом досягаєте все кращих результатів при менших витратах.
Звіти демонструють результати діяльності та показують чи ефективними були дії, рішення та витрати у той чи інший період. Звітність дозволяє компаніям аналізувати взаємодію з клієнтами, моніторити рівень задоволеності та виявляти проблеми, які можуть вплинути на бізнес.
Для спеціаліста, що надає послуги, звіт є важливим інструментом, що допомагає краще зрозуміти клієнта його потреби та очікування і зосередити свою увагу на тих діях, що сприятимуть досягненню бажаних для клієнта результатах.
Сьогодні звіти клієнтів — це не просто сухі таблиці в Google. Це унікальний підхід до вирішення певної задачі. Ефективність звіту оцінюється:
Наявність цих основних аспектів допоможе налагодити ефективну комунікацію з клієнтом, продемонструвати результати вашої діяльності як спеціаліста та оцінити результативність обраної стратегії.
Структура клієнтського звіту залежить від типу звіту та цілей, які він переслідує, але загалом вона має включати основні розділи, що забезпечують чіткість, зручність для сприйняття та ефективну передачу важливих даних.
До ключових розділів звіту можна віднести наступні:
Клієнтський звіт має бути структурованим, чітким, лаконічним і візуально привабливим, адже це надає можливість легко зрозуміти надану інформацію, оцінити виконану роботу та проаналізувати запропоновані дії для покращення результату.
